Еще один скрытый резерв времени, который при хорошей организации можно использовать для экономии времени. Рассмотрим два случая. Первый, когда Вы – руководитель и должны подготовить совещание по некоторому вопросу. Второй, когда Вам по долгу службы приходится принимать участие в совещании.

Вы должны подготовить и провести совещание.

Прежде чем заняться подготовкой совещания, подумайте, действительно ли оно так необходимо? Сумеете ли Вы собрать всех заинтересованных сотрудников в определенное время в определенном месте? Иногда лучше обратиться с информационным письмом ко всем потенциальным участникам совещания. Или провести селекторную или телеконференцию.

Итак, Вы поняли, что ни один из предложенным выше способов общения проблемы не решит, и Вы должны непременно провести это совещание. Воспользуйтесь приведенным ниже планом, который поможет Вам быстро и эффективно подготовить и провести совещание, конференцию, круглый стол.

1. Сформулируйте четко ТЕМУ совещания, определите, какая ЦЕЛЬ должна быть достигнута (выработка производственного плана, определение числа новых поставщиков, запуск новой линии продукции и пр.).
2. Каждый участник должен знать заранее полный состав присутствующих, повестку дня, тему и цель совещания.
3. Вы должны позаботиться о приглашении сотрудников, ответственных за вопросы, обсуждаемые на совещании. Приглашения должны быть разосланы не позднее, чем за неделю, чтобы избежать совпадений по времени с другими заседаниями. Укажите в приглашении, что участник должен обязательно немедленно информировать Вас, если он по каким-то причинам не сможет присутствовать на заседании. В ряде случаев встречу приходится переносить.
4. Каждый сотрудник должен быть готов к личному участию в заседании. Для этого каждый должен располагать своим набором фактов, дат, необходимых цифр, относящихся к его участку работы и упорядоченному в соответствие с повесткой дня.
5. Проверьте и согласуйте весь фактический материал – сроки, цифры, объемы производства, названия компаний-поставщиков, цены и пр., чтобы все члены Вашей команды располагали одинаковыми наборами информации.
6. Строго следуйте назначенным Вами же: времени начала заседания, регламенту, объявленному заранее времени окончания заседания.
7. Проверьте исправность света, отопления, кондинционера, технических средств презентации (проекторы, доска, мел, указки, писчая бумага и пр.).
8. Заранее назначьте секретаря, который будет вести протокол заседания.
9. Подумайте и оптимально распределите места за столом заседаний. Избегайте сажать рядом или друг напротив друга сотрудников, чьи служебные интересы могут стать предметом конфликта на совещании.
10. Позаботьтесь заранее, чтобы всем хватило стульев.
11. В ряде случаев, особенно при сложных и продолжительных совещаниях, протоколом предусматриваются небольшие (10-20 минут) перерывы для отдыха и обсуждения острых проблем в неформальной обстановке. Позаботьтесь заранее о кофе, чае и других безалкогольных напитках. Если бюджет Вашей организации позволяет, можно заказать небольшие бутерброды.
12. Укажите заранее, что мобильные телефоны для удобства остальных участников должны быть отключены на время заседания.

Вы должны принять участие в совещании.

Прежде чем соглашаться на участие в любом мероприятии, требующем значительных затрат времени, ознакомьтесь с повесткой дня, обсуждаемыми вопросами, списком участников, своей ролью в этом заседании. Если Вы считаете, что Ваша роль сведется к пассивному отсиживанию, т.е. прямой потере времени, под любым благовидным предлогом отклоняйте такое предложение. Ничего полезного для Вас оно не сулит.

Если же совещание затрагивает интересные для Вашего подразделения вопросы или Вы сможете встретиться с людьми, знакомство и общение с которыми представляет для Вас интерес, тщательно подготовьтесь к такому событию. Для этого Вам необходимо изучить все рассматриваемые на совещании вопросы, чтобы принять активное участие в их обсуждении. Выясните с Вашим непосредственным начальником, какая роль отведена Вам в обсуждении, какое выступление Вы должны приготовить. Если это не совещание по обмену мнениями, важно, чтобы Ваши заявления не шли в разрез с мнением Вашей команды.

1. Сформулируйте цель встречи/переговоров. Составьте повестку дня проведения встречи. Если во встрече принимают участие несколько человек, определите «ролевое» участие каждого.
2. Подготовьте список обсуждаемых вопросов, раздайте каждому участнику с Вашей стороны.
3. Подготовьте все альтернативные варианты, которые могут быть предложены, если Вы не сумеете прийти сразу к соглашению.
4. Подготовьте все необходимые документы, фактический материал по обсуждаемому вопросу. Ознакомьте с ними всех участников встречи с Вашей стороны.
5. Продумайте регламент проведения встречи. Если встреча продлится более 2 часов или Вы предполагаете, что Вам будет непросто убедить Ваших партнеров, позаботьтесь о кофе/напитках в перерыве. Время перерыва (не более 20 минут) можно очень плодотворно использовать для продолжения обсуждения, но уже в неформальной обстановке.
6. Обдумайте, как распределить места участников встречи за столом переговоров. Обычно одна команда занимает места по одну сторону стола, а другая - места напротив. Приготовьте для каждого участника-гостя папку с рекламными материалами Вашей компании.
7. В конце встречи подведите итог переговоров. Повторите, к каким соглашениям вы пришли, каких результатов достигли. Если во время встречи какие-то вопросы остались нерешенными, особо отметьте, по каким причинам, какая дополнительная информация потребуется для следующей встречи, когда и где вы собираетесь провести новый раунд переговоров.